Si te acabas de dar de alta como autónomo, es muy probable que hayas oído hablar de «llevar la contabilidad» y que no tengas del todo claro qué significa eso en la práctica, ni si es lo mismo que hacer facturas. No estás solo: es una de las confusiones más habituales entre quienes empiezan, y la mayoría del contenido que circula sobre el tema lo trata como si fuera una sola obligación igual para todos — y no lo es. Vamos a aclararlo paso a paso, con la norma en la mano.
Resumen rápido
- Facturar y llevar la contabilidad son dos cosas distintas: facturar es emitir y recibir documentos; la contabilidad es registrar esos datos de forma ordenada en los libros que exige la ley.
- Qué libros tienes que llevar depende de tu régimen de IRPF (estimación directa normal, simplificada o módulos) y de si tu actividad es mercantil o no — no es igual para todos los autónomos.
- La inmensa mayoría de los autónomos no lleva una contabilidad por partida doble como una empresa: les basta con los libros registro simplificados.
- No hace falta software homologado para llevar estos libros — una hoja de Excel bien hecha es válida. Lo que sí cambiará es el sistema de facturación con Verifactu, que es una obligación distinta.
- Hay que conservar las facturas y los libros un mínimo de 6 años, no 4: coexisten dos plazos distintos y manda el más largo.
- No llevar la contabilidad en orden tiene sanciones económicas específicas, con cuantías que van desde 150 € hasta varios miles de euros según el caso.
Facturar no es lo mismo que llevar la contabilidad (y por qué se confunden
Es el punto de partida que casi ningún artículo sobre el tema explica con claridad, y es la raíz de buena parte de la confusión:
- Facturar es el acto de emitir un documento (la factura) cuando vendes algo, y de recibir y guardar las facturas de tus proveedores cuando compras algo.
- Llevar la contabilidad es registrar esos datos, de forma ordenada y según unas reglas concretas, en los libros que la normativa exige para tu caso.
Son obligaciones relacionadas pero reguladas por normas distintas, y últimamente se mezclan todavía más por culpa de Verifactu: el nuevo reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto-ley 15/2025) exige que el software con el que emites tus facturas garantice que los registros de facturación no se puedan manipular, alterar ni borrar sin dejar rastro. Verifactu regula cómo debe comportarse tu sistema de facturación, no qué libros contables tienes que llevar — son dos obligaciones paralelas, no la misma.
Verifactu entrará en vigor el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2027 para el resto de los obligados tributarios, entre ellos los autónomos (fecha confirmada a 23 de octubre de 2026; dado que ya ha sufrido dos aplazamientos desde su aprobación inicial, conviene comprobar la página de preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria por si hay novedades cuando leas esto). Hasta esa fecha, puedes seguir facturando con cualquier sistema, incluido Excel, sin incumplir esta normativa en concreto. Puedes ver el calendario completo y qué debe tener tu programa para cumplirlo en nuestra guía de software de facturación adaptado a Verifactu.
¿Estoy obligado a llevar la contabilidad como autónomo?
Sí, pero el tipo de contabilidad que te corresponde depende de tu régimen de IRPF y del carácter de tu actividad. La base legal es el artículo 104 de la Ley 35/2006 del IRPF, desarrollado por el artículo 68 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) y por la Orden HAC/773/2019, que regula en detalle cómo se llevan los libros registro.
Estimación directa normal — actividad mercantil. Si tu actividad tiene carácter mercantil según el Código de Comercio (la mayoría de las actividades empresariales: comercio, hostelería, producción, etc.), tienes que llevar una contabilidad completa ajustada al Código de Comercio: contabilidad por partida doble, con Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (arts. 25 a 28 del Código de Comercio) — el mismo nivel de exigencia que una sociedad.
Estimación directa normal — actividad no mercantil o profesional. Si tu actividad no tiene carácter mercantil (algunas actividades agrícolas, ganaderas, forestales, pesqueras y artesanales con venta directa) o eres un profesional liberal (abogado, consultor, diseñador, formador…), no tienes que llevar la contabilidad completa del Código de Comercio: te basta con los libros registro, igual que en la modalidad simplificada.
Estimación directa simplificada. Es la modalidad en la que está la mayoría de los autónomos que empiezan. Tienes que llevar estos libros registro:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos — solo si eres profesional (no aplica a actividades empresariales).
Estimación objetiva (módulos). Aquí la obligación es mucho más ligera: solo tienes que llevar el libro registro de bienes de inversión si te deduces amortizaciones, y el libro registro de ventas e ingresos únicamente si realizas actividades cuyo rendimiento se determina según el volumen de operaciones (principalmente actividades agrícolas, ganaderas o forestales dentro de módulos). En cualquier caso, debes conservar numeradas tus facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos aplicados. Si tienes dudas sobre cómo tributa este régimen en el IVA, lo vemos con detalle en la guía del régimen simplificado de IVA (módulos).
| Tu situación | Qué debes llevar |
|---|---|
| Directa normal + actividad mercantil | Contabilidad completa (partida doble): Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales |
| Directa normal + no mercantil o profesional | Libros registro (igual que simplificada) |
| Directa simplificada | Ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión (+ provisiones y suplidos si eres profesional) |
| Módulos | Bienes de inversión (solo si amortizas); ventas e ingresos (solo actividades agrícolas específicas) |
Un límite que te puede cambiar de modalidad sin que lo pidas. Si el importe neto de tu cifra de negocio supera los 600.000 € en un año, el artículo 29.2 del Reglamento del IRPF te excluye de la estimación directa simplificada: pasas obligatoriamente a la modalidad normal desde el año siguiente, y te mantienes en ella durante al menos los tres años siguientes. No es una opción voluntaria, como a veces se explica: es una exclusión automática por volumen de ingresos.
A esto se suman los libros de IVA, regulados aparte por el Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992): en general, el libro registro de facturas emitidas y el de facturas recibidas, salvo que estés en recargo de equivalencia (donde solo es obligatorio el libro de facturas recibidas, con las adquisiciones afectadas por el recargo anotadas por separado) o realices exclusivamente operaciones exentas de IVA. Si te dedicas al comercio minorista, lo explicamos en la guía del recargo de equivalencia.
Partida simple vs partida doble: cuál te toca
Esta es, probablemente, la distinción que menos se explica en el contenido que puedes encontrar sobre este tema — y es clave para entender por qué «llevar la contabilidad» te suena a algo mucho más complicado de lo que realmente es en tu caso.
- Partida doble es el sistema contable completo: cada movimiento económico se registra dos veces, una vez en el «debe» y otra en el «haber», de forma que los libros siempre queden equilibrados. Es el sistema que exige el Código de Comercio a las empresas y a los autónomos con actividad mercantil en estimación directa normal.
- Partida simple (o «de caja»), que es la que usa en la práctica la inmensa mayoría de los autónomos a través de los libros registro, consiste en anotar cada ingreso y cada gasto en una sola línea, con su fecha, el documento que lo justifica, el importe y poco más — sin necesidad de equilibrar debe y haber.
Ejemplo: si emites una factura de 500 € a un cliente, en partida simple, te limitas a anotar esa línea en tu libro de ventas e ingresos (fecha, número de factura, cliente, importe). En partida doble, ese mismo hecho generaría al menos dos apuntes (por ejemplo, un cargo en la cuenta de clientes y un abono en la cuenta de ingresos por ventas), siguiendo el Plan General Contable.
Si estás en estimación directa simplificada, en módulos, o eres profesional o autónomo no mercantil en estimación directa normal, te basta con la partida simple de los libros registro — no necesitas aprender ni llevar partida doble.
¿Hace falta un programa específico o vale con una hoja de Excel?
No existe ninguna obligación de usar un software «homologado» para llevar tus libros registro: puedes llevarlos en papel o en una hoja de cálculo, siempre que el contenido cumpla los requisitos que exige la Orden HAC/773/2019 (y el Reglamento del IVA, para los libros de IVA) — es decir, que estén completos, ordenados cronológicamente y que puedas acreditarlos ante una inspección si te los piden.
Esto es compatible con lo que hemos explicado en el apartado anterior sobre Verifactu: esa obligación concreta sí exigirá, a partir de 2027, que el sistema de facturación garantice la integridad de los registros — pero no convierte en ilegal llevar tus libros registro en Excel hoy, ni tampoco a partir de esa fecha, siempre que tu sistema de facturación cumpla sus propios requisitos por separado.
Dicho esto, una hoja de Excel tiene límites prácticos que conviene conocer antes de descartar un programa:
- Es fácil cometer errores de fórmula o de copiar y pegar que desajusten tus totales sin que te des cuenta.
- No genera automáticamente tus modelos trimestrales (130, 303) a partir de los datos.
- No tiene ningún mecanismo de trazabilidad si necesitas demostrar que un dato no se modificó después de registrarlo.
Si tu actividad es muy sencilla (pocas facturas al mes, sin empleados), una plantilla de Excel bien construida puede ser suficiente para empezar. Si la facturación y los gastos crecen, lo habitual es dar el salto a un programa de facturación que también calcule la contabilidad por ti.
Cómo llevar tu contabilidad paso a paso, sin gestoría
Si estás en estimación directa simplificada (el caso más habitual al empezar), llevar tu propio libro de ingresos y gastos es más sencillo de lo que parece:
- Anota cada factura emitida en tu libro de ventas e ingresos, en el momento en que la emites: fecha, número, cliente, base imponible, IVA e importe total.
- Anota cada gasto deducible en tu libro de compras y gastos, con la misma información a partir de la factura o recibo que lo justifique. Puedes ver qué gastos son realmente deducibles en nuestra guía de gastos deducibles para autónomos.
- Registra tus bienes de inversión (ordenador, mobiliario, maquinaria, vehículo si procede) en el libro correspondiente, con su fecha de compra, importe y el cálculo de la amortización anual que te vayas a deducir.
- Si eres profesional, anota también las provisiones de fondos y los suplidos que gestiones por cuenta de tus clientes (por ejemplo, tasas que pagas en su nombre).
- Cuadra tus totales cada trimestre, antes de presentar el modelo 130 (IRPF) y el modelo 303 (IVA): los datos de tus libros son precisamente la base de la que salen las casillas de esos dos modelos.
No hace falta que lo hagas todo a mano desde cero: la mayoría del software de facturación genera estos libros automáticamente a partir de las facturas que emites y registras, lo que reduce mucho el margen de error frente a una hoja de Excel manual.
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas y los libros
Aquí es donde más se contradice la información que circula: conviven dos plazos distintos, y hay que respetar el más largo, no el más corto:
- 4 años, según el artículo 66 de la Ley General Tributaria (58/2003): es el plazo de prescripción del derecho de Hacienda a revisar tu declaración y exigirte el pago, y de tu propio derecho a solicitar devoluciones. No es un plazo de «destrucción segura», sino el plazo fiscal de prescripción.
- 6 años, según el artículo 30 del Código de Comercio: todo empresario debe conservar sus libros, correspondencia, documentación y justificantes, debidamente ordenados, durante 6 años desde el último asiento realizado en los libros — incluso después de cesar la actividad.
Como el plazo mercantil (6 años) es más largo que el fiscal (4 años), y no hay garantía de que ambos coincidan exactamente en el tiempo, la recomendación práctica es conservarlo todo un mínimo de 6 años, no 4, para cubrir ambos supuestos sin margen de duda.
Qué pasa si Hacienda te pide la contabilidad y no la tienes en orden
Conviene distinguir dos tipos de consecuencias, que la mayoría de los artículos sobre este tema mezclan sin aclarar:
Sanciones por no llevar o no conservar correctamente los libros y registros (infracción tributaria del artículo 200 de la Ley General Tributaria — esto es independiente de si dejaste de pagar algo):
| Supuesto | Sanción |
|---|---|
| Sanción base | Multa fija de 150 € |
| Inexactitud u omisión de anotaciones en los libros | 1% de los importes omitidos o falseados (mínimo 150 €, máximo 6.000 €) |
| No llevar o no conservar la contabilidad/libros exigidos | 1% de la cifra de negocio del ejercicio (mínimo 600 €) |
| Llevar contabilidades distintas para la misma actividad que dificulten conocer tu situación real | 600 € por cada ejercicio |
| Retraso superior a 4 meses en la llevanza de los libros | Multa fija de 300 € |
| Usar libros sin diligenciar cuando la norma lo exige | Multa fija de 300 € |
Consecuencias indirectas, normalmente más graves que la sanción formal en sí: si tus libros no reflejan bien tu actividad, Hacienda puede rechazarte gastos que no puedas justificar correctamente (con la pérdida de la deducción que eso implica), o incluso recurrir a la estimación indirecta de tu base imponible — calculando tus ingresos y gastos por indicios en lugar de con tus propios datos, casi siempre de forma menos favorable para ti que si hubieras llevado la contabilidad en orden.
Consecuencias indirectas, normalmente más graves que la sanción formal en sí: si tus libros no reflejan bien tu actividad, Hacienda puede rechazarte gastos que no puedas justificar correctamente (con la pérdida de la deducción que eso implica), o incluso recurrir a la estimación indirecta de tu base imponible — calculando tus ingresos y gastos por indicios en lugar de con tus propios datos, casi siempre de forma menos favorable para ti que si hubieras llevado la contabilidad en orden.
Errores comunes al llevar la contabilidad siendo autónomo
- Mezclar los gastos personales con los del negocio: es el error más citado por asesores fiscales, y es también el que más fácilmente te puede hacer perder deducciones si Hacienda detecta gastos que no están claramente afectos a tu actividad.
- Confundir «no tener actividad» con «no hay que anotar nada»: si no has facturado en un periodo, igualmente debes reflejarlo (así como presentar tus modelos trimestrales marcando «sin actividad», como vimos en la guía del modelo 303).
- Dejar de anotar bienes de inversión por pensar que «ya se sabe que amortiza el ordenador»: sin el libro de bienes de inversión no tienes soporte documental de ese cálculo si te lo piden.
- No guardar los justificantes digitales correctamente: un PDF mal nombrado o perdido en el correo no es lo mismo que una factura archivada y localizable en tu libro de compras.
- Esperar al último día del trimestre para ponerte al día: además del riesgo de errores, un retraso superior a 4 meses en la llevanza de los libros ya tiene una sanción específica, como hemos visto arriba.
¿Necesitas una gestoría o puedes hacerlo tú mismo?
No hay una respuesta única: depende de tu volumen de facturación, de si tienes empleados y de cuánto tiempo (y tranquilidad) quieres dedicarle. Como orientación:
- Si estás empezando, en estimación directa simplificada, con pocas facturas al mes y sin empleados, es razonable llevar tú mismo tu libro de ingresos y gastos, especialmente con ayuda de un software de facturación que te lo genere automáticamente.
- Si tu actividad es mercantil en estimación directa normal (contabilidad por partida doble), tienes empleados, o simplemente no quieres asumir el riesgo de un error en tus declaraciones, una gestoría resulta razonable — su coste suele compensarse con el tiempo que te ahorra y con los errores que evita.
- Un modelo intermedio habitual es llevar tú mismo el día a día (facturas, gastos) con un programa, y que una gestoría solo revise y presente tus modelos trimestrales y anuales.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar contabilidad siendo autónomo?
Sí, pero el nivel de exigencia varía mucho: la mayoría de los autónomos solo necesita llevar libros registro simplificados (partida simple), no una contabilidad completa por partida doble, que solo es obligatoria para actividades mercantiles en estimación directa normal.
¿Puedo llevar mi propia contabilidad sin ser contable?
Sí, si estás en estimación directa simplificada o en módulos: los libros registro están pensados para poder llevarlos sin formación contable específica, anotando cada ingreso y gasto con sus datos básicos.
¿Vale con Excel o necesito un programa?
Para los libros registro, una hoja de Excel es legalmente válida si está completa y ordenada. Lo que cambiará con Verifactu (2027) es el sistema con el que emites tus facturas, no los libros contables en sí.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas?
Un mínimo de 6 años: aunque el plazo fiscal de prescripción es de 4 años, el Código de Comercio exige conservar la documentación mercantil durante 6 años, y es el plazo más largo el que debes respetar.
¿Qué diferencia hay entre el libro de ingresos y gastos y la factura?
La factura es el documento individual que emites o recibes por cada operación. El libro de ingresos y gastos es el registro donde anotas, de forma ordenada, todas esas facturas a lo largo del tiempo — es la contabilidad en sí, no un documento aislado.
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Última actualización: 2 Nov 2026. Fuentes: artículo 104 de la Ley 35/2006 del IRPF; artículos 68 y 29.2 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007); Orden HAC/773/2019; artículos 25 a 30 del Código de Comercio; artículo 62 y siguientes del Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992); artículos 66 y 200 de la Ley General Tributaria (58/2003); Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto-ley 15/2025 (Reglamento Verifactu); páginas oficiales de la Agencia Tributaria sobre obligaciones contables y registrales por régimen de IRPF.*